La domiciliation est une étape essentielle lors de la procédure d’immatriculation. En effet, le siège social est l’un des éléments qui caractérise une société. C’est l’adresse administrative et fiscale de l’entreprise. En outre, c’est une obligation légale prévue par les dispositions du Code de commerce. De ce fait, le créateur d’entreprise doit justifier la jouissance de local. Ainsi, il doit joindre au dossier de demande d’immatriculation un justificatif. La nature de ce dernier dépend de l’alternative de domiciliation choisie par la société. Cela peut être un contrat de bail, un contrat de domiciliation ou une autorisation de domiciliation. Dans le présent dossier, nous parlerons davantage de ce dernier justificatif : l’autorisation de domiciliation. Que faut-il savoir sur ce document ?

Autorisation de domiciliation : définition et utilité

L’autorisation de domiciliation, en premier lieu, peut être définie comme étant un document permettant à une société de jouir une adresse donnée.

En second lieu, ce document est nécessaire lorsque la société ou l’entrepreneur opte pour la domiciliation dans un local d’habitation tout en étant locataire. Peu importe le type de local d’habitation. Ainsi, l’autorisation de domiciliation émane du propriétaire des locaux.

En troisième lieu, l’autorisation de domiciliation sert à justifier la jouissance de local. C’est la raison pour laquelle elle doit être jointe au dossier de demande d’immatriculation. Dans la pratique, cette autorisation doit être accompagnée d’un justificatif de domicile (par exemple : titre de propriété au nom du propriétaire des lieux, une facture d’électricité, etc.).

Il convient de noter que la personne qui héberge la société peut être l’entrepreneur, le représentant légal de la société, un des associés et une tierce personne. En outre, le contenu de l’autorisation de domiciliation doit est libre. Il doit uniquement exprimer de manière claire et concise la permission du propriétaire des lieux.

NOTE : Qu’en est-il de la durée de l’autorisation ? Dure-t-elle aussi longtemps que dure l’activité professionnelle ? Sa durée dépend-elle du contrat de bail ? Le propriétaire du local peut prévoir une durée à la validité de l’autorisation. Par ailleurs, la loi a limité la durée de la domiciliation au domicile personnel à cinq ans.

Autorisation de domiciliation : les écueils à son obtention

Certaines circonstances peuvent empêcher l’obtention de l’autorisation de domiciliation. Les sources de ces obstacles peuvent être diverses.

• Les obstacles de source légale

La loi peut restreindre ou empêcher l’obtention de l’autorisation de domiciliation. Ce refus est en principe lié à l’interdiction ou à la restriction apportée à la domiciliation au domicile personnel.

Pour rappel, l’affectation d’un local d’habitation à une activité professionnelle ou commerciale est soumise à des conditions. Ce sont notamment :

  • Il faut que le local soit la résidence principale de l’entrepreneur ;
  • Dans le cas où le logement est situé dans le rez-de-chaussée, il ne faut pas que l’activité entraîne ni de nuisance ni de danger pour le voisinage ;
  • Si le logement est situé à l’étage, le Code de la construction et de l’habitation interdit la réception de clients et de marchandises dans les locaux.

En outre, dans certaines localités, la domiciliation à l’adresse personnelle est interdite, en l’occurrence : dans la capitale française, dans les communes situées dans un rayon de 50 km de l’emplacement des anciennes fortifications de Paris.

Par conséquent, la non-observation des conditions ci-dessus et la restriction légale ci-dessus sont des obstacles à l’obtention d’une autorisation de domiciliation.

• Les obstacles de source conventionnelle

De quelle convention s’agit-il ? Dans le cadre de l’habitation, on est en présence de trois types de conventions : le contrat de bail, le règlement de lotissement et le règlement de copropriété.

Dans un premier temps, le contrat de bail n’est autre que l’accord passé entre le propriétaire des locaux et l’entrepreneur ou la personne qui va héberger la société. Cette convention peut prévoir des clauses interdisant l’affectation du local à une activité professionnelle.

Dans un second temps, le règlement en cas de lotissement est un ensemble de règles régissant les bénéficiaires du lotissement. Ce règlement peut également prévoir une restriction à l’opération.

Enfin, on parle de règlement de copropriété en cas d’immeuble en situation de copropriété. Des restrictions à l’utilisation du local à une activité commerciale peuvent être prévues.

• Empêchement émanant du propriétaire du local d’habitation

Cet obstacle n’est autre que le refus de la part du propriétaire du local d’habitation.

Quelle que soit la raison, il peut être amené à refuser la délivrance de l’autorisation de domiciliation. Par ailleurs, il n’est pas tenu d’accepter. Il n’est pas également tenu de motiver son refus de délivrance d’autorisation de domiciliation. Toutefois, le refus doit être constaté par écrit.

NOTE : Un rappel sur tout ce qu’il faut savoir sur la domiciliation au domicile personnel

Comme l’autorisation de domiciliation est étroitement liée à la domiciliation à l’adresse personnelle, il est opportun d’avoir un aperçu sur cette solution. On abordera particulièrement des dangers et risques de cette alternative.

• 1er inconvénient : c’est une alternative précaire

Comme on l’a évoqué ci-dessus, la durée maximum de cette solution de domiciliation est de 5 ans. Une telle précarité peut être un frein au développement de l’activité de la société. Ce qui contraint cette dernière à procéder à de fréquent transfert de siège social.

• 2e inconvénient : Interférence entre la vie privée et la vie professionnelle

Il convient de rappeler que l’adresse de domiciliation de l’entreprise doit figurer sur tous les documents de celle-ci. Cela répond au caractère réel du siège social. Utiliser son adresse personnelle signifierait exposer celle-ci au grand public. Cela peut porter atteinte à la vie privée de l’entrepreneur ou de la personne qui héberge la société.  

• 3e inconvénient : Risque de manque de crédibilité 

L’adresse du siège social n’est pas une simple obligation légale. C’est un élément qui joue un rôle non négligeable sur l’image de l’entreprise. Entre autres, elle peut refléter le professionnalisme de la société. Ainsi, dans certains cas et compte tenu de l’activité exercée par la société, se domicilier à l’adresse personnelle peut être mal vue par les partenaires et investisseurs.