Bureau de domiciliation : les règles à savoir en 2022

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Pourquoi opter pour un bureau de domiciliation ?

Comme il a été toujours le cas en France, toute société en cours de constitution doit obligatoirement posséder une adresse administrative et juridique. C’est la raison pour laquelle les formalités relatives à son obtention sont très prises au sérieux, une étape cruciale à effectuer afin que l’entrepreneur puisse commencer l’exploitation de son activité. Cette démarche est communément appelée « la domiciliation d’entreprises ».

Afin d’attribuer une adresse de siège social à une entreprise, de nombreuses solutions peuvent se présenter à l’entrepreneur, il doit alors faire son choix en se basant aux ressources financières qu’il aura à sa disposition, et à ses véritables besoins et ses réelles attentes quant à la façon d’exploiter son activité. Dans tous les cas, les bureaux de domiciliation sont les plus sollicités actuellement, ces sociétés spécialisées offrent l’avantage d’une adresse prestigieuse à un tarif intéressant. Nous allons donc voir dans cet article les avantages de cette alternative.

La domiciliation : une adresse de siège social indispensable pour une entreprise

• Le siège social : son impact et son importance sur l’existence sociale

Comme il a été susmentionné, l’obtention de cette adresse de siège social doit être une priorité pour le dirigeant, puisque sans elle, toute tentative d’exploitation d’activité serait vaine. En effet, ce sera grâce à cette adresse que l’entreprise pourra s’immatriculer au registre des sociétés dont elle dépend (le registre du commerce et des sociétés ou RCS, et le registre des métiers ou RM).

Précisons également que cette adresse doit impérativement être mentionnée dans les statuts de la société et sur tous ses documents officiels. Par conséquent, elle sera visible par le public, ce qui renforce encore plus le caractère important de son obtention (pour notamment faire forte impression aux futurs éventuels investisseurs ou collaborateurs).

Enfin, sachez que des informations substantielles concernant la société seront connues grâce à l’attribution d’une adresse administrative et fiscale. Ces informations font référence à la nationalité de l’entreprise, à la loi qui lui sera applicable et au tribunal compétent pour le règlement de tout litige à venir.

• Les alternatives de domiciliation autre que le bureau de domiciliation

À l’instar de ce qui a été susmentionné, l’entrepreneur pourra avoir plusieurs possibilités pour domicilier son entreprise. Même si le choix d’un bureau de domiciliation se démarque le plus, il est néanmoins nécessaire d’évoquer brièvement les autres alternatives envisageables.

La première solution est la plus facile à réaliser et la moins chère. Il s’agit du domicile personnel du représentant légal de la société. Cette alternative est très pratique, mais fait l’impasse sur la protection de la vie privée de l’entrepreneur. Ensuite, la domiciliation dans un centre d’affaires est également un choix intéressant. Cela permettra à l’entreprise de bénéficier des bureaux équipés et prêts à être utilisés, avec des services complémentaires très avantageux. En outre, les indépendants font régulièrement le choix d’un espace de coworking pour exercer leur activité. Dans ce cas, ils auront à leur disposition des bureaux en open space qui fonctionneront à travers un système d’abonnement (journalièrement, mensuellement, ou même pour une longue durée).

Par ailleurs, les entrepreneurs nécessitant diverses aides pour commencer leur activité se tournent généralement vers les pépinières d’entreprises, des structures qui offrent des services mutualisés pour permettre aux entrepreneurs de bénéficier des aides techniques et matérielles en début d’activité. Enfin, le local professionnel ou le local propre fait partie des solutions les moins utilisées par les Français du fait de son caractère onéreux. En effet, il n’est pas toujours évident pour un jeune entrepreneur de payer des loyers mensuels exorbitants (les baux commerciaux et professionnels sont réputés être très chers).

La domiciliation commerciale : la solution à travers laquelle le bureau de domiciliation entre en jeu

• La notion générale de la domiciliation commerciale

Par définition, la domiciliation commerciale fait partie des nombreuses solutions possibles permettant à un entrepreneur de domicilier son entreprise par l’intermédiaire d’une société de domiciliation experte en la matière. Elle est aussi appelée « agence de domiciliation », le « domiciliataire » ou encore « bureau de domiciliation ». L’intérêt de souscrire à ce genre de domiciliation est surtout le fait de profiter d’un avantage stratégique inégalable.

Avant de s’aventurer dans cette aventure, le domicilié (l’entreprise souhaitant posséder une adresse de siège social) doit s’assurer que le domiciliataire remplit les conditions nécessaires lui permettant de proposer ce genre de service. Il faut notamment qu’elle ait en sa possession un agrément délivré par les autorités préfectorales concernées.

• Les avantages relatifs aux nombreux services additionnels

En plus d’avoir le privilège de bénéficier d’une adresse très connue et d’une forte notoriété, l’entreprise domiciliée pourra également louer des bureaux équipés tout en ayant à sa disposition un large choix de services complémentaires. En effet, les services de location proposés par les bureaux de domiciliation sont dans la majorité des cas accompagnés par d’autres prestations supplémentaires, des services qui seront là pour faciliter la gestion globale d’une entreprise donnée (sur le plan juridico-administratif).

D’abord, la permanence téléphonique est l’un des avantages mis en avant par la société de domiciliation. Elle englobe un service de secrétariat avec la présence d’une ligne téléphonique qui redirige tous les appels reçus vers un numéro prédéfini. Ensuite, un service relatif à la gestion du courrier facilite largement l’organisation quotidienne de l’entreprise domiciliée. Elle aura le choix entre la réexpédition ou la numérisation du courrier, tout dépend de sa préférence. Enfin, certaines agences offrent également un service d’accompagnement sur la réalisation de diverses formalités juridico-administratives (comme l’immatriculation par exemple).

Sur le plan fiscal, les divers frais relatifs à la location de bureau dans le cadre de la domiciliation commerciale seront assimilés comme déductibles à partir des bénéfices ou résultats faits par l’entreprise domiciliée. En d’autres termes, le montant du loyer ou la contrepartie du service de domiciliation sera soustrait des résultats imposables de la société.

• Focus sur les atouts apportés par la location d’un bureau dans le cadre d’une domiciliation commerciale

Avant tout, précisons qu’il n’est pas obligatoire que l’adresse du siège social soit également l’adresse à laquelle sera exploitée l’activité professionnelle. En effet, dans beaucoup de situations, il est de mise de séparer ces deux adresses, notamment parce que cela n’est pas une nécessité en soi. À titre d’exemple, un travailleur indépendant n’aura pas besoin d’être toujours dans un local qui lui permettra à la fois de travailler et de recevoir un client. Il peut en effet utiliser un bureau mis à disposition par le domiciliataire pour recevoir sa clientèle, mais en restant chez lui pour travailler. Il doit sélectionner une adresse en fonction de ses besoins (ses horaires de réception de sa clientèle, sa disponibilité et celle des locaux, etc.).

C’est d’ailleurs l’un des points forts de la location de bureau au sein d’une société de domiciliation, la grande flexibilité qu’elle procure à ses utilisateurs. En effet, ces derniers pourront choisir en fonction de leur disponibilité, de leurs besoins spécifiques, et ils n’auront en aucun cas à s’engager sur le long terme (c’est-à-dire que s’ils n’ont plus besoin de louer un bureau, rien ne les empêche de ne pas le faire). De plus, ces locaux seront facilement accessibles parce qu’ils sont implantés dans des centres-villes, très connus et desservis par des transports en commun (les réunions et les rendez-vous n’auront aucun problème à se tenir, et les tiers pourront facilement accéder à cesdits locaux).

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