Quelles sont les obligations d’une société de domiciliation ?

La domiciliation commerciale est le contrat par lequel une société de domiciliation, appelée également domiciliataire, met à la disposition de l’entreprise domiciliée une adresse de siège social et des services supplémentaires. En tant que contrat, aussi bien le domiciliataire que le domicilié sont soumis à des obligations dont le respect doit être observé par chaque partie. Dans le présent article, nous parlerons davantage des obligations de la société de domiciliation. Néanmoins, il est judicieux de rappeler les obligations de l’entreprise domiciliée ainsi que les autres règles relatives à la domiciliation commerciale.

Les obligations de la société de domiciliation proprement dite

Les obligations du domiciliataire sont prévues par les articles L.123-10 et suivants, et articles R.123-166-1 et suivants du Code de commerce. En outre, on peut classer les obligations de la société de domiciliation en deux catégories : les obligations administratives et les obligations inhérentes au contrat de domiciliation.

  • Être titulaire d’un agrément préfectoral

Selon les articles R.123-166-1 et suivants, pour être légalement constituée, la société de domiciliation doit être titulaire d’un agrément préfectoral du ressort de son siège social. Pour pouvoir obtenir cet agrément, la société de domiciliation doit déposer une demande auprès de la préfecture. Ainsi, elle doit fournir certaines pièces et satisfaire certaines conditions pour que la demande soit positive.

La demande doit contenir les pièces suivantes :

  • Un formulaire de déclaration dument complété
  • Un extrait Kbis délivré par le registre du commerce et des sociétés, ou D1 délivré par le répertoire des métiers
  • Un exemplaire des statuts (si la société de domiciliation est une personne morale)
  • Un document justifiant la mise à disposition des locaux : relevé cadastral, plan de masse des locaux ou descriptif détaillé avec photographies à l’appui
  • Un justificatif de titre de propriété
  • Une copie de la pièce d’identité des représentants légaux et des associés
  • Pour l’entrepreneur individuel et pour les représentants légaux, une attestation d’honorabilité est nécessaire.

L’attestation d’honorabilité ne peut être attribuée qu’au dirigeant remplissant les conditions suivantes :

  • Ne pas faire l’objet d’une faillite personnelle, une interdiction d’exercer ou de gérer une activité commerciale.
  • Ne pas être condamné par des sanctions pénales pour crime ou pour les infractions suivantes : corruption, vol, abus de confiance, escroquerie, trafics de stupéfiants, association de malfaiteurs, faux, fraude fiscale, proxénétisme, blanchiment ou recel.
  • Ne pas avoir été sujet d’un retrait d’agrément préfectoral pendant les cinq dernières années.

NOTE : L’agrément est valable pour une durée de 6 ans renouvelables. En outre, il est à souligner que le domiciliataire peut être une personne physique ou une personne morale.

  • Autre obligation administrative

L’autre obligation est une obligation de communication. Chaque trimestre, la société de domiciliation doit fournir aux administrations la liste des personnes domiciliées dans ses locaux au cours de la période. Les administrations concernées par cette obligation d’information sont : le centre des impôts et les organismes de recouvrement des cotisations et contributions de sécurité sociale. Il est à noter que la liste des personnes ayant mis fin à leur domiciliation doit également être communiquée auprès des administrations ci-dessus.

En outre, le domiciliataire doit mettre en œuvre les obligations relatives à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme prévues par le Code monétaire et financier.

  • Les obligations inhérentes au contrat de domiciliation

D’une part, en vertu du contrat de domiciliation, la société de domiciliation doit mettre à la disposition de l’entreprise domiciliée, pendant la durée du contrat, une adresse et des locaux. Les locaux doivent permettre au domicilié d’exercer son activité. En outre, ils doivent être dotés d’une pièce assurant la confidentialité nécessaire des documents de l’entreprise domiciliée.

D’autre part, il appartient à la société de domiciliation d’interpeller le greffe du tribunal de commerce lorsque l’entreprise domiciliée n’a pas pris connaissance de son courrier pendant plus de 3 mois.

Les autres règles relatives à la domiciliation commerciale

Outre les obligations de la société de domiciliation, la domiciliation commerciale est soumise à d’autres règles. Ce sont : les mentions du contrat de domiciliation et les obligations du domicilié.

  • Les mentions devant figurer dans le contrat de domiciliation

Comme tout acte juridique, le contrat de domiciliation doit remplir des conditions de fond et des conditions de forme sous peine de nullité. En ce qui concerne les conditions de fond, le contrat doit contenir les mentions suivantes :

  • Les informations relatives aux deux parties : dénomination sociale, objet social, forme juridique, le montant du capital social, l’identité des représentants légaux ainsi que le siège social de la société de domiciliation ;
  • La durée de domiciliation doit être précisée. En principe, elle est de 3 mois avec possibilité renouvellement, notamment par une reconduction tacite ;
  • Montant du dépôt de la garantie ;
  • Le tarif du service doit être prévu dans le contrat ;
  • Les détails des prestations fournies par la société de domiciliation. Les services supplémentaires peuvent être : gestion d’appels téléphoniques, gestion des courriers (réexpédition, réception des courriers), mise à disposition de matériels de conférence ou de réunion, etc. ;
  • Les modalités relatives à la rupture ou à la résiliation du contrat de domiciliation. Cela concerne notamment la durée de préavis par exemple ;
  • Les obligations des deux parties.

NOTE : Une copie du contrat de domiciliation est un justificatif de jouissance de local à fournir au dossier de demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés.

  • Les obligations de l’entreprise domiciliée

En vertu du contrat de domiciliation, les obligations du domicilié sont les suivantes :

  • Il doit utiliser effectivement et exclusivement l’adresse ;
  • L’entreprise domiciliée doit notifier au domiciliataire tous les changements relatifs à l’entreprise : forme juridique, objet social, dénomination, etc.
  • Elle donne mandat à la société de domiciliation de recevoir en son nom toute notification et courrier ;
  • La déclaration du contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés est laissée à la diligence du domicilié ;
  • Il est tenu de respecter toutes les clauses du contrat de domiciliation.

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