Le fait d’implanter une entreprise sur le sol français implique toujours de réaliser des formalités qui sont jugées obligatoires pour la législation. Rappelons que toute société exerçant une activité en France doit impérativement posséder une adresse de siège social, et ce peu importe la forme juridique concernée, cette adresse sera obtenue à l’issue des démarches relatives à la domiciliation d’entreprises.
Par ailleurs, le créateur d’entreprise peut avoir le choix entre plusieurs solutions pour procéder à cette démarche importante qu’est la domiciliation, on peut par exemple évoquer l’alternative du domicile personnel du représentant légal de la société, ou encore opter pour la domiciliation collective. Dans tous les cas, il convient de fournir certains documents qui seront indispensables pour mener à bien les formalités relatives à cette domiciliation. Ce guide sera en effet orienté vers la connaissance de cesdits documents en 2022.
Quelques notions de base à se rappeler concernant la domiciliation d’entreprises
• La définition générale de la domiciliation d’entreprises
Comme il a été susmentionné en introduction, chaque créateur d’entreprises doit inévitablement passer par les formalités liées à la domiciliation d’entreprises pour pouvoir espérer exploiter librement une activité sur le territoire français. Cette étape importante de la création d’entreprises est alors définie comme une démarche à suivre pour attribuer une adresse de siège social à une société donnée. Cette adresse servira de repère pour tous les tiers puisque tous les courriers relatifs à l’exploitation de l’activité y seront expédiés. En d’autres termes, il s’agira d’une adresse administrative, fiscale et juridique de la société.
En guise de remarque, l’adresse de domiciliation ne veut pas forcément dire que ce sera à cette adresse que sera exercée l’activité. En effet, il se peut que l’endroit d’exploitation de l’activité soit tout à fait différent du siège social. Cette distinction mérite d’être soulignée parce que de nombreuses personnes tendent à confondre ces deux adresses.
• Les utilités de l’adresse de siège social d’une entreprise
En premier lieu, sachez que la finalité des formalités de domiciliation est de permettre à l’entreprise concernée de s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou à d’autres registres similaires. Ce sera après avoir été inscrit sur un registre officiel que l’entrepreneur se verra attribuer un extrait K-bis, nécessaire pour démarrer l’exploitation souhaitée.
En second lieu, ce siège social est non seulement un élément de base qui doit impérativement figurer dans les statuts d’une entreprise, mais il est aussi garant de l’identification de quelques informations substantielles concernant la société concernée. On parle essentiellement de sa nationalité, de la loi qui lui sera applicable, et enfin du tribunal compétent pour régler les éventuels différends à venir.
Les alternatives de domiciliation existantes
• La première solution envisageable : un local d’habitation
Le domicile du dirigeant de l’entreprise peut très bien être le lieu où sera domiciliée la société, il faut simplement que ce local d’habitation soit celui du représentant légal de la société. C’est une solution très utilisée par de nombreux entrepreneurs, car les démarches à réaliser sont simples et rapides. Toutefois, dans certaines situations, elle ne peut être que d’une courte durée (05 ans). Cette non-permanence est notamment due par le fait que d’éventuelles clauses contractuelles et certaines règles viennent empêcher sa réalisation (règles sur la copropriété ou sur l’urbanisme par exemple).
• La seconde solution envisageable : un local commercial
Cette solution est tout à fait une option envisageable, le seul problème c’est qu’il est fortement possible de payer des loyers mensuels très élevés puisque les baux commerciaux et professionnels coûtent très cher. Cependant, ce souci n’existera pas si l’entrepreneur est le propriétaire du local en question.
• Les solutions de domiciliation collective
On entend par la domiciliation collective tout type de pratique consistant à attribuer une adresse de siège social à une entreprise en utilisant des locaux occupés par d’autres entreprises. Pour cela, l’entrepreneur peut avoir une panoplie de solutions : un centre d’affaires, un espace de coworking et les pépinières d’entreprises.
• La domiciliation collective : une solution très prisée
Cette solution consiste à passer par une entreprise spécialisée pour domicilier une société donnée. C’est une alternative très utilisée parce qu’elle offre de nombreux avantages à ses souscripteurs. Les démarches seront également très faciles à accomplir, il suffira en effet de choisir une adresse prestigieuse parmi les différentes autres qui seront proposées. Ensuite, il convient d’identifier les services additionnels souhaités et les choisir en les incluant dans le contrat de domiciliation.
Les principaux documents à réunir pour domicilier une entreprise dans les règles de l’art
En fonction du type de domiciliation souhaité par l’entrepreneur, les documents à fournir peuvent relativement varier.
• Les documents à fournir pour une domiciliation dans un local d’habitation
Pour ce type de pratique, il ne sera pas nécessaire de fournir une panoplie de documents. Il sera simplement nécessaire de produire un document qui attestera clairement que la domiciliation est autorisée à cette adresse personnelle. Il s’agira donc d’une attestation de domiciliation qui précisera si le représentant légal de l’entreprise est réellement le propriétaire du local ou s’il est un simple locataire. Si ce dernier cas se présente, le bailleur doit donner son accord après qu’il a reçu du locataire une lettre recommandée avec accusé de réception.
• Les documents utiles pour une domiciliation dans un local commercial
La base de ce type de domiciliation est la signature d’un contrat de bail commercial ou d’un bail professionnel (dans le cas d’une location bien sûr). Ensuite, d’autres documents entrent en jeu lors de l’immatriculation de la société au registre concerné. On parle notamment d’un justificatif de jouissance effective du local servant de siège social pour le cas d’une location. Tandis que si le dirigeant est le propriétaire, il suffira de joindre au premier document cité un titre de propriété.
• La domiciliation commerciale et les documents à présenter
C’est pour ce genre de domiciliation que les documents à fournir sont les plus nombreux. En effet, l’entrepreneur doit être en mesure de fournir diverses pièces à la société de domiciliation telles que sa carte d’identité (une copie sera suffisante) et son justificatif de domicile. Cependant, il est fort probable que l’entreprise concernée possède déjà une immatriculation au RCS ou au registre des métiers (RM). Si tel est le cas, l’entrepreneur doit alors fournir en sus l’extrait K-bis de la société ou un document attestant qu’un avis de création a bien été publié dans un support d’annonces légales, le cas échéant.
Le fait de fournir les différents documents cités ci-dessus est lié par l’établissement du contrat de domiciliation qui est la pièce maitresse pouvant concrètement justifier la domiciliation effective de l’entreprise concernée.