Toutes entreprises doivent détenir une adresse administrative et fiscale. Cette adresse s’obtient par la réalisation de l’obligation de domiciliation par le créateur d’entreprise. Cette obligation légale doit être effectuée avant même la demande d’immatriculation de l’entreprise auprès du centre de formalités des entreprises dont celle-ci dépend.
Par ailleurs, certains évènements peuvent pousser l’entrepreneur à changer la domiciliation de son entreprise durant l’exercice de son activité. Pour cela, plusieurs démarches doivent être effectuées pour que le changement puisse être valable auprès des autorités en charge de l’entreprise. De plus, les démarches à réaliser ne sont pas pareilles pour toutes les formes d’entreprise.
Pourquoi changer la domiciliation d’une entreprise ?
Comme ce qu’il a été susmentionné, le changement de domiciliation d’une entreprise peut subvenir à cause de différentes raisons.
En premier lieu, il est possible que ce changement soit une obligation à cause de la forme de domiciliation utilisée par l’entrepreneur. Comme exemple, en cas d’une domiciliation provisoire au domicile du dirigeant de l’entreprise, à la fin du délai légal, l’entreprise doit procéder au changement de domiciliation ou transfert de siège social pour éviter la radiation de celle-ci par le greffe du tribunal de commerce du registre où elle est immatriculée. Ce changement de domiciliation peut aussi se produire suite au déménagement de dirigeant si l’entreprise est domiciliée au domicile de ce dernier.
Ensuite, dans le but d’améliorer l’image de l’entreprise, l’entrepreneur peut transférer le siège social de l’entreprise à une adresse plus prestigieuse. Par ailleurs, il est aussi possible que l’entreprise change de domiciliation pour bénéficier de certains aides financiers. Par exemple, les entreprises domiciliées dans les zones franches urbaines (ZFU) peuvent bénéficier d’une exonération fiscale.
Les étapes pour le changement de domiciliation d’entreprise
Les démarches concernant le changement de domiciliation ou transfert de siège social d’une entreprise dépendent de la forme juridique de celle-ci. Par ailleurs, pour une entreprise individuelle, les démarches sont plus simplifiées par rapport à ceux des sociétés.
Cette simplicité s’explique par le fait que le changement de domiciliation ne nécessite pas la modification des statuts vu que la création d’une entreprise individuelle ne nécessite pas la rédaction des statuts.
Le changement de domiciliation d’une entreprise individuelle
Pour une entreprise individuelle, comme ce qu’il a été susmentionné, les formalités de changement de domiciliation sont très simples. Il suffit pour l’entrepreneur de faire une déclaration de ce changement auprès du centre de formalités des entreprises (CFE). Cette déclaration nécessite tout de même le dépôt d’un dossier qui doit contenir :
- Le formulaire de déclaration d’une entreprise individuelle (imprimé P2) qui peut-être télécharge sur internet ;
- Un justificatif de jouissance du nouveau local de domiciliation.
À noter : le centre de formalités des entreprises où l’entrepreneur doit faire la déclaration du changement de domiciliation dépend de type d’activité exercée par l’entreprise. Pour une entreprise individuelle exerçant activité artisanale doit effectuer la déclaration auprès de la chambre des métiers par exemple.
Le changement de domiciliation d’une société
Pour procéder au changement de domiciliation d’une société, il faut passer par plusieurs étapes dont : la prise de décision et la modification des statuts, la publication d’un avis de changement de domiciliation ainsi que la déclaration du transfert siège social.
La prise de décision du changement et la mise à jour des statuts de la société
Le changement de domiciliation pour une société doit passer par la prise de décision du changement. Cette décision doit être prise par l’organe compétent qui est déterminé en fonction de la forme juridique de la société
Concernant une société par actions (SAS), il faut se référer aux statuts de la société. Il est tout à fait possible le président de la SAS peut décider par lui-même ou que la décision doit être prise par assemblée générale. Pour une société à responsabilité limitée (SARL), même si le gérant peut décider du changement de domiciliation, il faut que cette décision soit votée par la majorité des associés. Comme pour une SARL, cette décision doit être votée par la majorité des associés dans une assemblée générale extraordinaire pour une société civile immobilière (SCI). Concernant une société anonyme (SA), la décision du changement de domiciliation peut être prise par le conseil d’administration sous ratification des associés dans une assemblée générale ordinaire.
Après que la décision du changement de domiciliation a été prise, il faut alors mettre à jour les statuts de la société car l’adresse de domiciliation d’une société doit obligatoirement être inscrite dans ses statuts.
La publication d’un avis du changement de domiciliation
La publication d’avis du changement de domiciliation doit être effectuée dans le mois qui suive la prise de décision. Cette publication doit se faire auprès d’un journal d’annonces légales qui couvre la totalité du département d’installation de la société. Deux situations peuvent se produire :
Si la nouvelle adresse de domiciliation reste dans le ressort du greffe du tribunal en charge de la société, une seule publication suffise.
Si la nouvelle adresse n’est plus du ressort du greffe du tribunal dont la société dépendait, alors deux publications doivent être effectuées : la première dans un JAL qui couvre l’ancien département et la seconde pour le nouveau département d’installation de la société.
La déclaration du changement de domiciliation
La déclaration du changement de domiciliation d’une société doit se faire auprès du centre de formalités des entreprises en charge du département où l’entreprise sera domiciliée à nouveau. Par ailleurs, avant de déposer le dossier de déclaration auprès du CFE, il faut que le dirigeant de l’entreprise complète le formulaire M2 nécessaire à la déclaration de modification d’une société. Le dossier de déclaration doit alors contenir les documents suivants :
- Un exemplaire de la décision du changement de domiciliation certifié conforme à l’original par le représentant légal de la société ;
- Un exemplaire des statuts déjà à jour certifié par le représentant légal ;
- Le formulaire M2 complété et signé pour la déclaration du changement de domiciliation. Le cas échéant une lettre de pouvoir signé par le représentant légal si c’est une autre personne qui signe le formulaire ;
- Un justificatif de jouissance du nouveau local où la société sera domiciliée ;
- L’attestation de parution dans le journal d’annonces légales par rapport à la publication d’avis du changement de domiciliation, le cas échéant deux attestations.
- En cas de changement du greffe du tribunal, il faut un document contentant la liste de toutes les précédentes adresses de domiciliation de la société.
Après avoir effectué les formalités nécessaires concernant le changement de domiciliation, l’entreprise doit mettre à jour tous les documents où est inscrite l’adresse de domiciliation pour ne pas induire en erreur ses partenaires et ses clients.
