Un entrepreneur, au moment de la constitution de son entreprise, est dans l’obligation de procéder à certaines formalités. Ces dernières seront notamment utiles pour que l’entreprise en question puisse exploiter librement l’activité professionnelle à laquelle elle aspire. Pour cela, la législation française exige d’elle d’effectuer les étapes relatives à sa domiciliation, consistant en général à lui chercher une adresse professionnelle.
Il s’agit ici d’une obligation légale que l’entrepreneur doit effectuer, et lors de sa réalisation, il pourra avoir plusieurs possibilités quant à sa manière de procéder, lui permettant de choisir entre diverses solutions. Notons par ailleurs que ces multiples démarches ont été considérablement simplifiées par l’avènement du processus dématérialisé, grâce auquel l’entreprise en cours de formation pourra obtenir une adresse professionnelle en seulement quelques minutes.
Pour tout savoir sur la définition de cette domiciliation d’entreprises, il sera nécessaire de parler des différents éléments cités ci-dessus.
La domiciliation d’entreprises, son intérêt et sa finalité
La notion générale de la domiciliation d’entreprises
Avant d’évoquer les différents éléments essentiels qui entourent cette notion, il est de mise de lui donner une signification globale, selon notamment la législation française en la matière. Ainsi, selon les dispositions des articles du code de commerce français, la domiciliation d’entreprise est une étape obligatoire, inhérente à la constitution de toute société, consistant à attribuer une adresse professionnelle à cette dernière, c’est-à-dire une adresse administrative, juridique, sociale, mais aussi fiscale. Précisons que cette adresse sera le lieu où se situera son siège social.
Par ailleurs, il arrive souvent que les personnes pensent que cette adresse de siège social correspondra aussi au lieu où s’exploitera l’activité professionnelle de l’entreprise. Ce n’est pas toujours le cas, puisque l’activité peut s’exploiter à une tout autre adresse, distincte de celle du siège social.
L’intérêt principal de l’accomplissement de cette formalité
À l’instar de ce qui a été dit, c’est une formalité juridique obligatoire, et ce caractère peut être justifié par plusieurs raisons, toutes aussi indispensables les unes que les autres. En premier lieu, l’adresse de siège social obtenue servira à immatriculer l’entreprise au registre du commerce et des sociétés (RCS) en cas d’activité commerciale, et au registre des métiers (RM) s’agissant d’une activité artisanale. En d’autres termes, la jouissance d’une inscription au niveau de ces registres garantit l’existence juridique de la société, lui permettant ainsi d’exercer librement l’activité qu’elle envisage.
En outre, il est important de préciser que cette adresse doit absolument être inscrite dans les statuts de la société, et servira également à déterminer sa nationalité, de connaître la loi qui lui sera applicable, et enfin le tribunal compétent pour régler les litiges éventuels avec les tiers.
À travers les différents éléments cités ci-dessus, on peut donc en tirer que la finalité majeure de la domiciliation d’entreprise est son immatriculation, garant de sa viabilité aux yeux de la loi française.
La domiciliation d’entreprises et ses différentes possibilités
Partout en France, la législation offre la possibilité aux entrepreneurs de domicilier leurs entreprises par différentes manières, leur choix devra alors se porter sur la solution qui leur semble être la mieux adaptée au projet entrepreneurial souhaité, et surtout en fonction de leur moyen financier. Voici donc ces différentes options.
La domiciliation individuelle de l’entreprise
L’entrepreneur peut opter pour la domiciliation individuelle de son entreprise, et pourra avoir le choix entre un local d’habitation, et un local propre, dédié à l’exploitation de l’activité.
La résidence habituelle comme adresse de domiciliation
Cela doit obligatoirement être le local d’habitation du représentant légal de la société, dont la réalisation doit s’accompagner du respect de certaines règles, mais aussi de l’autorisation préalable du bailleur dans le cas d’une location. Ainsi, ces règles concernent celles relatives à la copropriété et celles sur l’urbanisme. De plus, il faut également prendre en considération les éventuelles clauses contractuelles.
Dans le cas où l’une de ces dispositions vient empêcher la domiciliation, alors celle-ci ne sera que provisoire, et il faudra procéder au transfert de siège social après une durée de cinq (5) années. L’avantage de cette pratique c’est que les procédures sont très simples à effectuer, et cette domiciliation permet à l’entrepreneur d’économiser puisque les charges relatives à l’entreprise seront mélangées à celles de la résidence.
Le local professionnel comme siège social
Cette pratique est particulièrement adaptée pour les entrepreneurs ayant de conséquentes ressources financières, puisqu’il faudra payer un loyer mensuel qui peut revenir très cher. Elle consiste donc à attribuer une adresse, soit d’un local professionnel (bail professionnel), soit d’un local commercial (bail commercial) au siège social de l’entreprise. Pour ce type de domiciliation, il sera possible d’aménager le local comme bon semble le dirigeant, pour l’adapter parfaitement à l’activité envisagée. Elle est également particulièrement adaptée pour les activités qui nécessitent la réception régulière d’une clientèle.
La domiciliation collective de l’entreprise
On peut également évoquer ici deux sortes de domiciliation, d’une part, celle dans les pépinières d’entreprises et les espaces de coworking, et de l’autre, la domiciliation commerciale de l’entreprise.
Les pépinières d’entreprises et les espaces de coworking
Ces deux solutions offrent la possibilité à un entrepreneur de domicilier le siège social de son entreprise dans des locaux utilisés communément avec d’autres entreprises. La seule différence entre elles c’est qu’une pépinière propose, en plus de bureaux équipés, un accompagnement accru dans la mise en place du projet entrepreneurial, de la phase de démarrage à sa finalisation. Un espace de coworking ne propose qu’un espace de travail avec des bureaux équipés.
La domiciliation commerciale
Il s’agit sans doute de l’une des solutions les plus sollicitées actuellement, consistant à passer par une société spécialisée dans ce domaine (le domiciliataire) pour attribuer une adresse de siège social à une entreprise en cours de constitution. Elle est très demandée parce qu’elle présente de nombreux avantages, comme une adresse prestigieuse dans des quartiers connus, des services additionnels tels que la location de bureaux équipés, une permanence téléphonique et une gestion intégrale des courriers. De plus, la majorité des agences de domiciliation accompagne et conseille le domicilié sur diverses formalités juridico-administratives, notamment sur les démarches à effectuer concernant l’immatriculation.
Les étapes dématérialisées de la domiciliation commerciale
Pour obtenir une adresse de siège social en quelques minutes, les procédures en ligne seront parfaites pour cela. Il suffit de choisir une société de domiciliation qui propose la dématérialisation des procédures, et de se rendre sur leur site internet pour y choisir une adresse parmi les nombreuses autres qui seront proposées. Ensuite, il faudra décider d’opter ou pas pour les divers services complémentaires. Si c’est le cas, il faut simplement cocher la case afférente à l’option souscrite.
L’étape suivante sera de communiquer les informations nécessaires pour l’établissement d’un contrat de domiciliation, si et seulement si un accord a été trouvé entre les deux parties (l’identité du dirigeant, ses coordonnées de réexpédition, la dénomination sociale de son entreprise, sa forme juridique, son capital social, etc.). Ce contrat doit également contenir non seulement les obligations de chaque partie, mais également la durée de l’engagement, qui doit être de trois mois au minimum. Cette durée est renouvelable par tacite reconduction.
Enfin, une fois que les services ont été payés et que le contrat établi, l’adresse sera alors disponible et apte à être utilisée (par la délivrance d’une attestation de domiciliation). Cette attestation sera indispensable pour compléter le dossier d’immatriculation à transmettre directement au greffe du tribunal de commerce ou par l’intermédiaire du centre de formalités des entreprises, afin d’obtenir l’extrait K-bis.
