Domiciliation entreprise en ligne : les règles à savoir en 2021

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Entreprendre en France peut être assez difficile, si l’entrepreneur n’emploie pas les bons moyens pour concrétiser son projet professionnel, puisqu’il est très important de savoir les différentes démarches auxquelles il doit s’attendre avant de s’aventurer dans la création d’une entreprise. En effet, pour la pérennité de son entreprise, et pour une libre exploitation de l’activité envisagée, il est obligatoire d’accomplir de multiples formalités indispensables, et ce quelle que soit la forme juridique de la société en question.

L’attribution d’une adresse professionnelle à son siège social figure parmi ces étapes, une formalité juridique obligatoire appelée « domiciliation d’entreprise ». Pendant sa réalisation, il est possible pour l’entrepreneur de choisir entre plusieurs alternatives, mais ce sera par la domiciliation commerciale que les règles de la domiciliation en ligne seront mises en avant.

La domiciliation d’entreprises et ses généralités

La définition de la domiciliation d’entreprises en général

Il est au préalable essentiel de connaître ce que la domiciliation d’entreprises signifie. On peut donc la définir comme étant une formalité obligatoire exigée par l’administration française, qu’un entrepreneur doit effectuer au moment où il constitue son entreprise, peu importe le statut juridique choisi. Elle consiste à trouver une adresse administrative, fiscale, juridique, mais également commerciale au siège social de l’entreprise concernée.

Cette adresse de siège social correspondra ainsi au lieu où se feront les différentes réunions importantes et officielles concernant le fonctionnement et l’organisation de la société, autrement dit, le lieu où sortiront toutes les décisions venant de sa direction effective. Précisons par ailleurs que l’adresse d’exploitation de l’activité professionnelle peut se trouver à un tout autre endroit, outre celle du siège social.

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin de procéder à la domiciliation ?

L’adresse du siège social doit impérativement être mentionnée dans les statuts de la société, et servira ainsi à lui donner une existence juridique tout en lui permettant de s’immatriculer au registre du commerce et des sociétés ou RCS (notamment par la présentation de certains documents, dont une attestation de domiciliation). De plus, il est crucial d’identifier la nationalité de l’entreprise, la législation qui lui sera applicable, mais encore le tribunal compétent pour les éventuels litiges à venir. Ce sera grâce au siège social que ces éléments peuvent être connus.

Le procédé en ligne, son réel intérêt

Quand on parle de procédures ou de formalités administratives, il est inévitable d’évoquer la lenteur qui caractérise le processus y afférent. Ainsi, pour éviter cet aspect que revêt la procédure classique, les entrepreneurs préfèrent se tourner vers la dématérialisation de ces dites formalités, tout simplement en naviguant sur un site internet dédié à cet effet. Non seulement les démarches se feront plus rapidement, mais elles seront considérablement simplifiées aussi.

En outre, on constatera un gain de temps non négligeable dans la procédure dématérialisée par rapport à la procédure lambda. En effet, au lieu de se déplacer et faire des vas-et-viens vers les administrations concernées, il suffira de signer le contrat en ligne, n’importe où et n’importe quand. Cela permettra aussi à l’entrepreneur de faire des économies, notamment concernant les éventuels frais de déplacement.

De plus, les diverses plateformes en ligne peuvent proposer d’innombrables services, tous aussi intéressants les uns que les autres, pouvant s’adapter aux besoins de tout un chacun. Par exemple, il sera possible de bénéficier d’une réexpédition des courriers. Enfin, la flexibilité est le maître mot de la dématérialisation des procédures. En d’autres termes, les entreprises qui décident de recourir à ce genre de pratique auront le privilège de souscrire uniquement à des services qui sont essentiels pour leur projet, à leur convenance, et ce pour une durée choisie par l’intéressé lui-même (par exemple, la location d’une salle de réunion pour une heure, ou pour une semaine, ou même pour un mois).

La manifestation de la procédure en ligne par la domiciliation commerciale

La domiciliation commerciale et les procédures en ligne

La domiciliation commerciale est actuellement la démarche la plus utilisée, puisqu’elle apporte divers avantages, sur de nombreux niveaux, à l’entreprise concernée. Concrètement, elle consiste à passer par une société spécialisée (le domiciliataire) pour trouver une adresse juridique au siège social d’une entreprise donnée (le domicilié). Les avantages qu’elle offre sont les suivants :

  • Une adresse prestigieuse dans des quartiers connus (conférant une forte image aux yeux du public) ;
  • Des services complémentaires tels que la location de bureaux, la gestion des courriers, un service de secrétariat, et aussi un accompagnement sur des formalités administratives, tout cela pour un tarif très intéressant.

Pour obtenir une adresse de domiciliation en ligne, il suffit de se rendre sur le site internet d’une société de domiciliation proposant la dématérialisation, et y sélectionner une seule adresse parmi les différentes autres qui seront mises en avant. Au même moment, l’entrepreneur pourra choisir les options additionnelles auxquelles il souhaite souscrire, tout en communiquant les informations utiles sur son identité et celle de son entreprise.

Ce sera à partir de ces diverses informations qu’un contrat de domiciliation pourra être établi. Il contiendra notamment l’identité de chaque partie, l’adresse choisie, les options souscrites, la durée de l’engagement (trois mois au moins, une durée tacitement reconductible), le montant total des services ainsi que le mode de facturation, et les obligations respectives de chaque partie au contrat.

Les règles majeures à savoir sur la domiciliation commerciale

Le plus important, c’est de s’assurer que le domiciliataire est réellement en mesure de proposer ce type de prestation. Pour cela, il doit posséder un agrément préfectoral et être enregistré au RCS. Ensuite, chaque partie au contrat doit respecter quelques conditions importantes.

Le domiciliataire doit :

  • Mettre à disposition du domicilié un local adapté pour tous les besoins de ce dernier (respectant la confidentialité des réunions et pour le traitement des documents par exemple) ;
  • Notifier le greffe du tribunal de commerce en cas de désintéressement de la part du domicilié (courrier non récupéré pendant une longue période) ;
  • Obligations envers l’administration fiscale et l’organisme de recouvrement social (envoie d’une liste de ses domiciliés par trimestre).

Quand au domicilié, il doit utiliser réellement les locaux en tant que siège social, et ne pas omettre de prévenir son domiciliataire pour tout éventuel changement touchant son activité professionnelle (que soit pour un changement de résidence personnelle, ou toute modification statutaire sur l’entreprise). Enfin, il doit procéder à la déclaration du contrat de domiciliation après sa signature, au RCS.

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