Domiciliation : toutes les informations essentielles

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Lorsque l’on parle de domiciliation d’une entreprise, quelles sont les informations essentielles à connaître ? De prime abord, il est opportun de définir ce que l’on entend par domiciliation. Ensuite, il convient de voir l’intérêt et la nécessité de la domiciliation. Enfin, il est essentiel d’aborder les différentes formalités relatives à la domiciliation.

Domiciliation : définition et caractéristique

La domiciliation correspond à l’attribution d’adresse administrative à laquelle les courriers officiels et commerciaux de l’entreprise seront envoyés. Elle correspond à l’adresse du siège social de l’entreprise. Le siège social est le lieu où se trouve la direction effective de la société. Il a une fonction administrative et juridique. C’est ce qui le différencie de la notion de « établissement ». Ce dernier est le lieu d’exploitation de l’activité commerciale. On distingue : l’établissement principal, l’établissement secondaire et l’établissement complémentaire. Il est à souligner qu’il est possible que le siège social et l’établissement principal soit à une même adresse. La correspondance de ces adresses n’est pas obligatoire.

Pour ce qui est de la caractéristique de la domiciliation, d’une part, il faut que le siège social revête un caractère réel. C’est la raison pour laquelle l’adresse du siège social doit figurer sur tous les documents officiels et commerciaux de la société. La réalité du siège social est prouvée par le justificatif de jouissance de local à joindre au dossier de demande d’immatriculation. D’autre part, l’adresse du siège social est unique.

L’intérêt de la domiciliation

Pourquoi doit-on domicilier son entreprise ?

De prime abord, attribuer une adresse au siège social est une obligation exigée par les dispositions du Code de commerce.

En effet, d’une part, le siège social permet de déterminer la loi applicable à la société. Ainsi, toute société domiciliée en France est soumise à la législation française.

D’autre part, grâce à l’adresse du siège social, il est possible de déterminer la compétence territoriale des tribunaux en cas de litiges.

Enfin, l’adresse du siège social détermine le lieu d’accomplissement des formalités, notamment les formalités d’immatriculation, les formalités de publicité, les déclarations fiscales et sociales.

NOTE : L’aboutissement de la procédure d’immatriculation requiert le justificatif de jouissance de local prouvant la domiciliation.

Domiciliation : les formalités de sa détermination

Comment procéder à la procédure de domiciliation ? La détermination du siège social se fait en deux étapes.

1re étape : Choisir l’adresse de domiciliation

Le choix de l’adresse est libre. Les dispositions légales mettent à la disposition de l’entrepreneur plusieurs solutions de domiciliation.

Domiciliation au domicile personnel

Peu importe que le domicile soit celui du dirigeant de la société ou celui d’un des associés ou celui d’un tiers. Il faut que le local d’habitation en question soit la résidence principale de la personne qui va héberger la société. Par ailleurs, les dispositions légales permettent la domiciliation dans un local d’habitation sous réserve qu’aucune disposition légale ou contractuelle ne s’y oppose. En général, le contrat de bail ou un règlement de copropriété peut restreindre cette possibilité. En ce qui concerne les dispositions légales, le Code de l’urbanisme prévoit des dispositions interdisant ou restreignant la domiciliation dans un local d’habitation.

Domiciliation dans un local commercial 

Cette solution permet une correspondance de l’adresse du siège social avec celle du lieu de l’exploitation du fonds. En effet, un local commercial est destiné à l’exercice d’une activité commerciale. Le local peut appartenir à l’entreprise ou être loué par celle-ci.

Domiciliation auprès d’une structure spécialisée

Il existe plusieurs structures spécialisées à la domiciliation. Elles mettent à la disposition de la société domiciliée une adresse et des services complémentaires. Ce sont : la pépinière d’entreprise ou incubateur d’entreprise, un espace co-working et une société de domiciliation. Cette dernière propose une domiciliation en ligne.

2e étape : Réaliser les formalités d’enregistrement

Cette étape correspond à la fourniture de justificatif de jouissance des locaux lors de la procédure d’immatriculation. Pour la domiciliation au domicile personnel, le justificatif est une attestation de domiciliation. Il faut fournir un contrat de bail dans le cas où la société est domiciliée dans un local commercial. Enfin, si la société est domiciliée auprès d’une structure spécialisée, le contrat de domiciliation.

Domiciliation : les formalités relatives au transfert du siège social

Le transfert ou la modification du siège social est soumis à des formalités. De telles formalités sont nécessaires du fait que cette opération a des conséquences importantes. D’une part, le transfert du siège social modifie le lieu d’accomplissement des obligations et formalités de l’entreprise. D’autre part, le taux de la cotisation foncière des entreprises peut se trouver modifié également.

Les formalités relatives au transfert du siège social sont les suivantes :

1re étape : Décider du transfert du siège social

Le transfert du siège social implique une modification statutaire. Rappelons-le, l’adresse du siège social doit être mentionnée dans les statuts de l’entreprise. Toute modification statutaire se fait au sein d’une Assemblée des associés et dont les modalités sont prévues par les statuts. Par ailleurs, en l’absence de disposition statutaire, on applique les règles légales :

  • Pour une Société par actions simplifiées (SAS), la décision est prise à l’unanimité des associés ;
  • Il est possible que le transfert soit décidé unilatéralement par le gérant de la Société à responsabilité limitée (SARL). Toutefois, la décision doit être soumise à la ratification de l’assemblée générale extraordinaire ;
  • Au sein d’une Société anonyme (SA), la décision est prise par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance sous réserve de ratification de l’assemblée générale ;
  • Enfin pour les sociétés unipersonnelles (SASU ou EURL), le transfert du siège social est décidé unilatéralement.

L’issue de l’assemblée doit être consignée dans un procès-verbal.

2e étape : Publier un avis de modification du siège social

Cette étape est obligatoire. Elle permet d’informer les tiers.

Deux annonces doivent être publiées dans le cas où la nouvelle adresse relève d’un autre greffe. L’une dans un JAL de l’ancienne adresse, et l’autre dans celui du ressort de la nouvelle adresse.

3e étape : Formalités administratives proprement dites

Il faut :

  • Compléter et signer le formulaire M2 ;
  • Joindre un exemplaire des statuts mis à jour daté, certifié conforme par le représentant légal ;
  • Fournir un exemplaire du PV de l’assemblée générale ;
  • Joindre l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales ;
  • Fournir un justificatif de jouissance des locaux.

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